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Erfolgsgeschichte Stadtverwaltung Rodgau

Einfache und schnelle Veranstaltungsbuchung über das Intranet

Buergerhaus Nieder Roden

Eines der über 20 Mietobjekte ist das beliebte Haus der Musik, das von Vereinen, Firmen und Schulen gebucht wird.
Foto: Stadt Rodgau

Veranstaltungsverwaltung optimiert

Die Vergabe der über 20 Mietobjekte, einschließlich der Gebührenanforderung, erfolgt ausschließlich über das Facility Management der Stadt Rodgau. Es gibt vier Tarife für Privatveranstaltungen, Vereinsveranstaltungen mit und ohne Eintritt und für wiederkehrende Belegungen der Vereine. Abgerechnet wird nach Stunden. Bei über 1.000 Buchungen und Rechnungen pro Jahr stellte sich bald die Frage nach einer Optimierung der Arbeitsabläufe. Jenna Gaubatz wandte sich mit ihrem Anliegen an BANKETTprofi. Nach der Besprechung der Anforderungen konnte nach kurzer Umsetzungszeit die neue Web-App für den Inhouse-Betrieb an den Start gehen. Interne Mitarbeiter können nun selbstständig Termine in den Belegungskalender eintragen.

Raumplan RathausIm Onlineraumplan - hier vom Objekt „Rathaus“ - kann die Belegung von allen Mitarbeitern eingesehen werden, neue Buchungen tauchen dort sofort auf.

 

Online Buchungs-Web-App

Über den Webbrowser melden sich die Mitarbeiter mit ihrem Login an. In einer einfachen Maske trägt der Mitarbeiter die Daten zur Veranstaltung ein, durch Klick auf den Button „verbindlich buchen“ wird die Veranstaltung in Bp Event direkt angelegt. Mails und Rückfragen erübrigen sich, da die Eckdaten der Veranstaltungen sofort und zentral in Bp Event abrufbar sind. Auch die Rechnung ist im Handumdrehen fertig. Mit der Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung können per Knopfdruck alle Rechnungen für einen gewünschten Zeitraum automatisch verbucht und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Dies bedeutet enorme Zeitersparnis und zudem hohe Transparenz, denn alle Informationen zur Veranstaltung sind an einer Stelle abgelegt und jeder Kollege findet diese sofort. Verträge sind durch Tastenkombinationen besonders schnell erstellt und die vielen Mietobjekte lassen sich deutlich einfacher verwalten.

 

Zitat

Gaubatz„Durch Bp Event ist die Arbeit der Raumvergabe der Stadt Rodgau erheblich erleichtert worden. Man findet alles sofort und bei der hohen Anzahl an Rechnungen erlangen wir eine enorme Zeitersparnis.“

Jenna Gaubatz
Stadt Rodgau

 

Profil

Zentral in der Wirtschaftsregion Frankfurt-Rhein-Main gelegen ist die Stadt Rodgau mit rund 45.000 Einwohnern ein bedeutender Wohn- und Wirtschaftsstandort im Kreis Offenbach. Die umgebenden Wiesen und Wälder ebenso wie ein lebendiges Vereinsleben und ein breites Kulturangebot tragen zur Attraktivität der Stadt bei. Die Veranstaltungsorte der Stadt Rodgau sowie die Schulräume sind gemeinnützige öffentliche Einrichtungen, die für soziale, sportliche und kulturelle Zwecke zur Verfügung gestellt werden. Städtische Einrichtungen, Vereine und Privatpersonen können gleichermaßen Bürgerhäuser, Sozialzentren, Sporthallen, Waldfreizeitanlagen oder Kreiseinrichtungen buchen.

 

Erfolgsgeschichte als PDF zum Herunterladen

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Mehr Informationen

BANKETTprofi GmbH, Johannesstr. 13, 67346 Speyer

Telefon +49 (0)6232 60046-0