Adressen anlegen und verwenden

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 5.00 (6 Votes)

So legen Sie eine neue Adresse an

  1. Gehen Sie auf den Reiter Bp Logo Basis > Adresse 48expand 32 Adressen > Neuanlage Neuanlage.
  2. Geben Sie unter Name den Firmennamen bzw. den Familiennamen ein und Check For Duplicates prüfen Sie auf bereits vorhandene Daten.
  3. Weitere Pflichtfelder (unterstrichen) sind z.B. E-Mail, Telefon oder Ort.
  4. Wählen Sie mindestens eine Kategorie pro Adresse.

So legen Sie einen neuen Ansprechpartner an

(Basisversion)

  1. Bleiben Sie auf dem Menüpunkt  Adresse Basis.
  2. Fügen Sie im unteren Bereich des Eingabefensters unter Ansprechpartner Ansprechpartner mit neu Neu eine beliebige Anzahl von Personen mit Kontaktdaten hinzu.
  3. Den Standardansprechpartner markieren Sie mit einem Häkchen in der ersten Spalte.

(Mit Modul CRM plus)

  1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste der Adresse auf  Ansprechpartner Ansprechpartnerneu Neu.
  2. Geben Sie Privatadresse, Stichwörter oder Bemerkungen ein.
  3. Markieren Sie Serienbriefempfänger (für Mailing, Newsletter etc.) und/oder den Standardansprechpartner mit einem Häkchen.

So dokumentieren Sie die Herkunft der persönlichen Adressen (Datenerhebung)

  1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste der Adresse bzw. des Ansprechpartners auf  Datennutzung Datenverarbeitung > Datenerhebungneu Neu.
  2. Wählen Sie einen Verarbeitungszweck sowie eine rechtliche Grundlage für die Datenerhebung aus.
  3. Machen Sie eine Angabe zur Datenherkunft und verknüpfen Sie ggf. über die Schaltfläche einen Brief. Alternativ geben Sie einen Quellverweis ein oder fügen ein gescanntes Dokument als Bild ein.
  4. Geben Sie an, wann die Löschfrist für die Adresse beginnen soll.

So dokumentieren Sie die Einwilligung zur späteren Nutzung (Datenverarbeitung)

  1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste der Adresse bzw. des Ansprechpartners auf  Datennutzung Datenverarbeitung > Datenverarbeitung zu Werbezweckenneu Neu.
  2. Wählen Sie aus, in welcher Form die Einwilligung des Kunden zur weiteren Nutzung der Adressdaten vorliegt und verknüpfen Sie ggf. über die Schaltfläche einen Brief. Alternativ fügen Sie ein gescanntes Dokument als Bild ein.
  3. Markieren Sie Werbezwecke und Medien, für die Ihnen ausdrücklich eine Erlaubnis erteilt ("Ja") oder verweigert ("Nein") wurde.
  4. Zwecke und Medien, für die keine Kundenauskunft vorliegt, bleiben unmarkiert. Einwilligungserklärungen sind nicht änderbar, können aber durch eine neue Erklärung ersetzt werden.

So geben Sie weitere Informationen zur Adresse ein

  1. Benutzerdefinierte und datierte Typing Stichwörter weisen Sie auf AdresseAdresse Basis zu.
  2. Geben Sie unter details Details standardmäßig abweichende Anschriften für Rechnungen und Lieferungen zu dieser Adresse ein.
  3. Informationen zu Veranstaltungen, Tischreservierungen oder Rechnungen, die bei Neuanlage dieser Datensätze angezeigt werden, geben Sie auf Adressedetails Details ein.
  4. Bevorzugte Artikel z.B. für Stammkunden, die bei neuen Buchungen angezeigt werden sollen, legen Sie auf Adressestar Buchungsvorschläge an.

So legen Sie Kontaktnotizen* an

  1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf  Akquise Kontakte > neu Neu.
  2. Füllen Sie die Pflichtfelder (Betreff, Kategorie, Verarbeitungszweck) aus.
  3. Den Kundenkontakt selbst dokumentieren Sie im Feld Beschreibung.
  4. Eine Wiedervorlage legen Sie oben rechts im Eingabefenster an. Die Wiedervorlage wird im allgemeinen Info Center angezeigt, wenn Kontaktnotizen als Datenquellen aktiviert sind.

So legen Sie Datensätze mit Bezug zu einer Adresse an

  1. Die üblichen neuen Datensätze (Veranstaltung, Termin*, Brief etc.) öffnen Sie direkt über die horizontale Werkzeugleiste der Adresse mit Linksklick auf Neu Aus. Der neue Datensatz ist bereits mit den Adressdaten gefüllt bzw. verknüpft.
  2. Weitere Datensätze öffnen Sie über Adresseinfocenter Info Center, wenn diese als infocenter daten Datenquellen aktiv sind.

So finden Sie Datensätze mit Bezug zu einer Adresse

  1. Eine Liste aller bisherigen Veranstaltungen, Vorgänge etc. öffnen Sie in der horizontalen Werkzeugleiste der Adresse mit Linksklick auf VAexpand.
  2. Eine Liste aller bereits gebuchten Artikel öffnen Sie mit Linksklick auf artikel Artikel.
  3. Weitere Datensätze wie Briefe/E-Mails, Termine* etc. finden Sie auf Adresseinfocenter Info Center. Wählen Sie die gewünschten infocenter daten Datenquellen aus und filtern Sie ggf. nach Status, Name oder Bearbeiter.

So löschen Sie Adressen oder Ansprechpartner aus der Suche

  1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf Adresse Basis.
  2. Adressen oder Ansprechpartner, die nicht mehr aktuell sind, markieren Sie als "nicht aktiv". Deaktivieren Sie die ganze Adresse mit einem Häkchen in der Adresskategorie "Nicht aktiv", oder markieren Sie einzelne Ansprechpartner in der Liste und delete entfernen Sie diese aus der Standardsuche.
  3. Für Adressen, die nur für den Besitzer sichtbar sein sollen, setzen Sie die Adresskategorie "vertraulich".
  4. Adressen oder Ansprechpartner, die lt. DSGVO nicht mehr kontaktiert und aus der Adressverwaltung entfernt werden möchten, setzen Sie auf die interne Robinsonliste Robinsonliste. Entfernen Sie die gesamte Adresse über Robinsonliste in der horizontalen Werkzeugleiste oder einzelne Ansprechpartner über Robinsonliste oberhalb der Liste.

 

* Modul CRM plus, Termine

Screenshots