Veranstaltungen anlegen und benutzen

So legen Sie eine neue Veranstaltung an

  1. Gehen Sie zu Bp Logo Basis > Veranstaltung 48 Veranstaltungenexpand 32> Neuanlage Neuanlage.
  2. Veranstaltungen, die Sie in derselben Art öfter anbieten, legen Sie über vorlage va 32 Neu mit Vorlage an.
  3. Füllen Sie Datum, Startzeit und Personenzahl der Veranstaltung aus. Wenn das genaue Datum der Veranstaltung noch nicht feststeht, geben Sie zuerst ein Referenzdatum ein und wählen Sie dann über die kalender Datumsauswahl den VA Ohne Datum 32 Entwurf.
  4. Vergeben Sie einen Status und ggf. ein Statusdatum (z.B. Fälligkeit der Option). Status und Statusdatum haben Einfluss darauf, wann, wo und wie die Veranstaltung im InfoCenter 48 Info Center und in den va raumuebersicht Raumbuchungen aufgeführt wird.
  5. Verknüpfen Sie als Adresse 32 Veranstalter und ggf. Besteller oder Rechnungsempfänger vorhandene oder neue Adressen.
  6. Geben Sie als Anlass den Namen der Veranstaltung an (z.B. "50. Geburtstag").
  7. Wählen Sie im unteren Fenster Räume über Liste Raumliste oder va raumuebersicht Raumbelegung die Veranstaltungsräume.
  8. Alternativ prüfen Sie zuerst über Veranstaltung 48 Veranstaltungenexpand 32va raumuebersicht Raumbelegung die Verfügbarkeit der Räume und legen mit Doppelklick auf den gewünschten Raum eine neue Veranstaltung an.
  9. Legen Sie in der Navigationsleiste den Ablauf 48 Veranstaltungsablauf* an und verknüpfen Sie einzelne Ablaufpunkte ggf. über Verknuepfen 48 mit einem Vorgang*.

So sehen Sie alle verknüpften Datensätze

  1. Gehen Sie in der seitlichen Navigationsleiste der Veranstaltung zu InfoCenter 48 Info Center.
  2. Wählen Sie, welche der in der Liste angebotenen Datenquelle 48 Datenquellen Sie sehen möchten (z.B. Veranstaltungen, Termine*, Briefe).
  3. Setzen Sie in der jeweiligen Datenquelle weitere Filter 32 Filter oder wechseln Sie zu anderen Liste Listen.
  4. Filtern Sie mit Benutzer Filter 48 nur Ihre eigenen Daten heraus.
  5. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen unter Sichten > Speichern Speichern als Benutzer Benutzersicht, Gruppen Gruppensicht oder Speichern Favorit Standardsicht.
  6. Legen Sie über Neu Aus 32 Neu in der horizontalen Werkzeugleiste neue Datensätze zu der geöffneten Adresse an. Nur die Art von Daten, die als Datenquellen ausgewählt sind, werden auch zur Neuanlage angeboten.

So erstellen Sie ein Angebot für eine Veranstaltung

  1. Öffnen Sie mit Rechtsklick auf Artikel Komponent 48 Angebot in der seitlichen Navigationsleiste ein neues Angebot und geben Sie einen Namen ein.
  2. Fügen Sie über Neuanlage Neu oben links im Eingabefenster oder über das nebenstehende Eingabefeld für die Matchcode-Suche die Angebotsartikel (Speisen und Getränke, Personal, Räume, Technik, Logistik etc.) ein.
  3. Um bereits vorhandene Artikel in das Angebot einzufügen, klicken Sie Neuanlage Neu expand 32> Artikel 48 Artikel suchen.
  4. Um einen noch nicht vorhandenen Artikel einzufügen, gehen Sie auf neu 32 Neu expand 32> artikel gruppe 32 Artikelgruppen, wählen Sie eine Gruppe aus und geben Sie den gewünschten Artikelnamen ein.
  5. Wenn Sie den neuen Artikel als echten Artikel anlegen möchten, wählen Sie Anlegen und speichern Sie ihn mit den nötigen Angaben. Soll der neue Artikel nur für diese Veranstaltung zur Verfügung stehen, wählen Sie Nur als temporären Artikel.
  6. Erstellen Sie mit Rechtsklick auf das Angebot eine Ordner Angebot Stern 32 Neue Angebotsvariante, in der die Daten aus dem vorhandenen Angebot übernommen werden aber unabhängig davon geändert werden können (z.B. Büffet statt Menü).
  7. Gliedern Sie die Artikel für eine Veranstaltung in mehreren Angeboten* (z.B. Personal, Speisen, Technik oder Empfang, Mittagessen, Kaffeepause), um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
  8. Wählen Sie über Drucken 48 Drucken in der Werkzeugleiste der Veranstaltung eine passende Vorlage aus der Liste aus und drucken Sie das Angebot.

So senden Sie ein Angebot über E-Mail

  1. Wählen Sie auf der Werkzeugleiste über Neu Aus 48 Neu aus > Briefe E Mails 48 Brief / E-Mail > Neuanlage Neu eine passende Vorlage aus und schalten Sie zu der Versandart E Mail 32 E-Mail.
  2. Um das Angebot zusätzlich als formatierten Anhang zu senden, wählen Sie auf dem Reiter Briefe E Mails 48 Text der E-Mail im Eingabefeld Formular mit Leerzeichen+Tab eine passende Vorlage aus.
  3. Wenn Sie ein externes E-Mail-Programm verwenden, speichern Sie das Angebot extern über Drucken 48 Drucken >  pdf PDF  und senden Sie das Formular als E-Mail-Anhang.

So arbeiten Sie mit Bestellungen

  1. Um ein Angebot zur Bestellung zu machen, ziehen Sie den Ordner Ordner Angebot 32 Angebot mit gedrückter linker Maustaste auf die Bestellung 32 Bestellung.
  2. Ändern Sie ggf. Artikel, Mengenangaben, Räume etc. Das ursprüngliche Angebot wird hierdurch nicht geändert.
  3. Legen Sie Gaesteliste 32 Gästelisten* an, über die Sie Tischzuweisungen* oder Ticketverkauf* handhaben können. 
  4. Legen Sie Ordner Karten 32 Menükarten* mit Speisen, Getränken und freien Texten an.

So suchen Sie Veranstaltungen

  1. Machen Sie einen Linksklick auf Bp Logo Basis > Veranstaltung 48 Veranstaltungen.
  2. Geben Sie ein Suchwort ein (z.B. Anlass oder Veranstalter) und klicken Sie auf Suchen 48 Suchen.
  3. Bei der Auswahl von Merkmalen über Kontrollkästchen (Checkbox) gibt es drei mögliche Zustände: ist ausgewählt ist ausgewählt,  nicht ausgewählt ist nicht ausgewählt oder egal bleibt unberücksichtigt.
  4. Öffnen Sie bei Bedarf weitere detaillierte Suchmöglichkeiten über Neuanlage Erweiterte Suche.

* Module Veranstaltungsablauf, Vorgänge, Termine, Gästeliste, Ticketing, Tischreservierung

 

Screenshots