Kongress

Managementsoftware für Tagungen und Kongresse

Große und kleinere Veranstaltungen für Gäste mit völlig unterschiedlichen Vorstellungen verlangen in enger Taktung Ihre Aufmerksamkeit. Eine optimale Planung sorgt dafür, dass Veranstaltungen glatt laufen, die Mitarbeiter jedem Gast gerecht werden, und alle unterschiedlichen Zeitpläne gleichermaßen eingehalten werden. Durch ein perfektes Besuchermanagement vor, während und nach dem Event erhalten Sie sich Ihre Stammkunden von Jahr zu Jahr.

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Ihre Vorteile

Leichte Datenerfassung: Übersichtliche Eingabefenster und die schnelle Suche nach vorhandenen Daten erleichtern das Anlegen von neuen Kunden und Veranstaltungen.

Aktuelle Verfügbarkeit: Welche Räume, Unterräume oder Equipment zum gewünschten Datum tatsächlich noch frei sind sehen Sie in Echtzeit.

Optimales Besuchermanagement: Nehmen Sie Onlinereservierungen entgegen, geben Sie Eintrittskarten aus und bündeln Sie die Kommunikation mit den Gästen. Von der Einladung bis zum Feedback, vom elektronischen Check-In bis zu Sonderwünschen für das Catering finden Ihre Mitarbeiter alle Informationen zu jedem einzelnen Gast.

Gezielte Planung: Organisieren Sie den Service für eine Vielzahl von Konferenzräumen über WebApps, halten Sie Raum- und Bestuhlungspläne immer aktuell und disponieren Sie Ihre Veranstaltungstechnik.

Fundierte Zahlen: Alle Informationen zu Ihren Gästen stehen für Auswertungen und Mailings zur Verfügung, selbstverständlich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften.

Perfekte Personalplanung: Mit Dienstplaner, digitaler Arbeitszeiterfassung und einer WebApp, über die Mitarbeiter*innen sich selbst für Dienste melden, sind Sie gut aufgestellt.

Mit der Veranstaltungssoftware Bp Event gewinnen Sie Zeit und sparen Geld!

Bp Event – die solide Basis

Bp Event enthält die wichtigsten Komponenten zur Abwicklung einer erfolgreichen Veranstaltung.

Adressen zentral eingeben und pflegen

  • Adressen mit beliebig vielen Ansprechpartnern speichern
  • Feste Kategorien und flexible Stichwörter zuweisen
  • Vorgaben der DSGVO einhalten
  • Wiedervorlagen einstellen
  • Buchungsvorschläge zu Kundenadressen speichern
  • Webzugriff auf Veranstaltungsdaten für Kunden öffnen

Korrespondenz verwalten

  • Korrespondenz als Brief oder E-Mail abwickeln
  • E-Mails über integrierten Client direkt senden
  • Brief-, Serienbrief- und E-Mail-Vorlagen anlegen

Kalenderfunktionen nutzen

  • Kalender mit vielen unterschiedlichen Sichten personalisieren
  • Wiedervorlageliste optimieren
  • Optionen und Wartelisten verwalten
  • Aktivitäten und Erinnerungen einstellen
  • Raumbelegungspläne einsehen

Artikel aller Arten verwalten

  • Einfache oder zusammengesetzte Artikel (Arrangements, Büffets etc.) eingeben
  • Artikel zu Gruppen zusammenfassen
  • Unterschiedliche Preisschienen mit Gültigkeitszeitraum festlegen

Räume verwalten

  • Raumstammdaten mit Grundrissen, Bildern und Buchungsvorschlägen eingeben
  • Teil- und Unterräume anlegen
  • Sperr- und Warnhinweise bei Doppelbelegung

Veranstaltungen organisieren

  • Angebote und Verträge erstellen
  • Abteilungen gezielt informieren
  • Checklisten und Auswahllisten flexibel zusammenstellen
  • Listen exportieren und importieren
  • Menükarten ausdrucken

Rechnungen erstellen

  • Rechnungen, Sammel- und Akontorechnungen erstellen
  • Gutschriften und Mahnungen verschicken
  • Zahlungseingänge zuordnen

Auswertungen erstellen

  • Geschäftsergebnisse analysieren
  • Verkaufszahlen statistisch auswerten

Interne Arbeitsabläufe koordinieren

  • Arbeitsanweisungen und Laufzettel ausdrucken
  • Interne Nachrichten mit Verweis auf Adresse, Veranstaltung etc. senden
  • Standardprozesse dokumentieren und Qualität sichern
  • Verzeichnisse zur zentralen Dokumentenablage einrichten
  • Telefonschnittstelle einbinden
  • Adressen zentral eingeben und pflegen

    • Adressen mit beliebig vielen Ansprechpartnern speichern
    • Feste Kategorien und flexible Stichwörter zuweisen
    • Vorgaben der DSGVO einhalten
    • Wiedervorlagen einstellen
    • Buchungsvorschläge zu Kundenadressen speichern
    • Webzugriff auf Veranstaltungsdaten für Kunden öffnen
  • Korrespondenz verwalten

    • Korrespondenz als Brief oder E-Mail abwickeln
    • E-Mails über integrierten Client direkt senden
    • Brief-, Serienbrief- und E-Mail-Vorlagen anlegen
  • Kalenderfunktionen nutzen

    • Kalender mit vielen unterschiedlichen Sichten personalisieren
    • Wiedervorlageliste optimieren
    • Optionen und Wartelisten verwalten
    • Aktivitäten und Erinnerungen einstellen
    • Raumbelegungspläne einsehen
  • Artikel aller Arten verwalten

    • Einfache oder zusammengesetzte Artikel (Arrangements, Büffets etc.) eingeben
    • Artikel zu Gruppen zusammenfassen
    • Unterschiedliche Preisschienen mit Gültigkeitszeitraum festlegen
  • Räume verwalten

    • Raumstammdaten mit Grundrissen, Bildern und Buchungsvorschlägen eingeben
    • Teil- und Unterräume anlegen
    • Sperr- und Warnhinweise bei Doppelbelegung
  • Veranstaltungen organisieren

    • Angebote und Verträge erstellen
    • Abteilungen gezielt informieren
    • Checklisten und Auswahllisten flexibel zusammenstellen
    • Listen exportieren und importieren
    • Menükarten ausdrucken
  • Rechnungen erstellen

    • Rechnungen, Sammel- und Akontorechnungen erstellen
    • Gutschriften und Mahnungen verschicken
    • Zahlungseingänge zuordnen
  • Auswertungen erstellen

    • Geschäftsergebnisse analysieren
    • Verkaufszahlen statistisch auswerten
  • Interne Arbeitsabläufe koordinieren

    • Arbeitsanweisungen und Laufzettel ausdrucken
    • Interne Nachrichten mit Verweis auf Adresse, Veranstaltung etc. senden
    • Standardprozesse dokumentieren und Qualität sichern
    • Verzeichnisse zur zentralen Dokumentenablage einrichten
    • Telefonschnittstelle einbinden

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    Sämtliche Korrespondenz, Kundendrucke und Rechnungen wickeln Sie auf Basis der verknüpften Daten in Rekordzeit ab, und die interne Kommunikation läuft durch immer aktuelle Informationen genauso glatt. Unsere Lösungen basieren auf langjähriger Erfahrung und echten Benutzeranforderungen. Ob Planung, Durchführung oder Abwicklung von Veranstaltungen – hier finden Sie das richtige Werkzeug.

    Bp Event ist für Sie richtig, egal ob Sie einen Familienbetrieb oder ein Unternehmen führen. Für unterschiedliche Betriebsgrößen stellen wir unsere Managementsoftware in mehreren Varianten bereit, als Einzelplatz, Mehrplatz oder Client-Server-Anwendung. Mit verschiedenen Lizenzmodellen kommen wir zudem Ihrem tatsächlichen Bedarf entgegen, denn nicht alle im Team brauchen denselben vollen Zugriff auf alle Funktionen.

    Ergänzen Sie ganz einfach Ihren Bp Event um Module, Schnittstellen und WebApps.

    Module, Schnittstellen und WebApps

    Spezielle Anforderungen Ihrer Branche erfüllen wir ganz flexibel mit Modulen, Schnittstellen und WebApps – ohne zusätzliche Installation, über eine individuelle Einrichtung durch unsere Betreuer*innen.

    Empfohlene Module für Ihre Branche

    Termine
    Reine Terminsache – Meetings planen, einladen und bestätigen
    Mehr Infos
    Messe Lieferservice
    Messecatering schnell und zuverlässig
    Mehr Infos
    Veranstaltungsablauf
    Exakte Zeitplanung - Abläufe durchgeplant und transparent gemacht
    Mehr Infos
    CRM plus
    Nahtloses Kundenmanagement – Kontakte und Akquise leicht dokumentiert
    Mehr Infos
    Angebotsgenerator
    Hoher Wiedererkennungswert – Corporate Design für alle Druckerzeugnisse
    Mehr Infos
    Vorgänge
    Flexibel untergliedert – Komplexe Veranstaltungen sinnvoll strukturieren
    Mehr Infos
    Karte
    Jederzeit aktuell – Karten im Handumdrehen
    Mehr Infos
    Multibenutzer
    Individuell im Team – Viele Wege zum gemeinsamen Ziel
    Mehr Infos
    Tischpläne
    Und so soll es aussehen – Grundrisse und Bestuhlungspläne
    Mehr Infos
    Ereigniskalender
    Erweiterte Kalenderfunktion – Was sonst noch so läuft
    Mehr Infos
    Gästeliste
    Jeder Gast persönlich – Teilnehmermanagement weitergedacht
    Mehr Infos
    Kalkulation, Artikeldetails, Rezepturen
    Kalkulieren leicht gemacht – Mengen und Kosten hochrechnen
    Mehr Infos
    Mehrsprachigkeit
    Für jeden Kunden verständlich – Fremdsprachige Textvorlagen anlegen und wiederverwenden
    Mehr Infos
    Serien- und Mehrtagesveranstaltungen
    Neuer Tag, neuer Plan - Mehrtägige oder wiederkehrende Veranstaltungen
    Mehr Infos
    Bestandsartikel
    Investitionen rentabel machen - Ressourcen effektiv auslasten
    Mehr Infos
    Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung für Serverinstallation
    Datev, Sage, Lexware, Apro Fibu, GDI, BMD, Agenda und adata - Buchhaltung leicht gemacht
    Mehr Infos
    WebApp-Zugang
    Daten für Alle – Lizenzfreie Buchungen über den Webbrowser
    Mehr Infos
    Dokumentenablage
    Dokumente am rechten Ort – Externe Dokumente sinnvoll ablegen
    Mehr Infos
    Tischreservierung
    Frei, reserviert, belegt - Optimale Auslastung mit dem digitalen Reservierungsbuch
    Mehr Infos
    Kalendersynchronisation
    Alle Informationen in einem Kalender – Bp Event synchron mit Outlook oder Google
    Mehr Infos
    Ticketing
    Gibt’s noch Karten? Gästemanagement für öffentliche Events
    Mehr Infos
    Personalplanung
    Mitarbeiter nach Wahl – Schichten und Personal planen
    Mehr Infos
    Einkauf
    Wissen was gebraucht wird - Bedarfsgesteuert einkaufen
    Mehr Infos
    Schnittstelle zum KEYBITS Onlineshop für Messe-/Standcatering
    Digitales Marketing mit Strategie
    Mehr Infos
    Kassenschnittstelle zu MATRIX
    Damit die Kasse stimmt
    Mehr Infos
    Kassenschnittstelle zu Hypersoft
    Damit die Kasse stimmt
    Mehr Infos
    Online Tischreservierung WebApp
    Tischreservierung – Jederzeit auch unterwegs
    Mehr Infos
    Kassenschnittstelle zu AMADEUS II
    Damit die Kasse stimmt
    Mehr Infos
    Kontaktformular
    Kontaktaufnahme über die Website - Anfragen annehmen und bearbeiten
    Mehr Infos

    Weitere hilfreiche Module für Ihre Branche

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    Hilfreiche Schnittstellen für Ihre Branche

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