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Kongress

Managementsoftware für Tagungen und Kongresse

Große und kleinere Veranstaltungen für Gäste mit völlig unterschiedlichen Vorstellungen verlangen in enger Taktung Ihre Aufmerksamkeit. Eine optimale Planung sorgt dafür, dass Veranstaltungen glatt laufen, die Mitarbeiter jedem Gast gerecht werden, und alle unterschiedlichen Zeitpläne gleichermaßen eingehalten werden. Durch ein perfektes Besuchermanagement vor, während und nach dem Event erhalten Sie sich Ihre Stammkunden von Jahr zu Jahr.

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Ihre Vorteile

Leichte Datenerfassung: Übersichtliche Eingabefenster und die schnelle Suche nach vorhandenen Daten erleichtern das Anlegen von neuen Kunden und Veranstaltungen.

Aktuelle Verfügbarkeit: Welche Räume, Unterräume oder Equipment zum gewünschten Datum tatsächlich noch frei sind sehen Sie in Echtzeit.

Optimales Besuchermanagement: Nehmen Sie Onlinereservierungen entgegen, geben Sie Eintrittskarten aus und bündeln Sie die Kommunikation mit den Gästen. Von der Einladung bis zum Feedback, vom elektronischen Check-In bis zu Sonderwünschen für das Catering finden Ihre Mitarbeiter alle Informationen zu jedem einzelnen Gast.

Gezielte Planung: Organisieren Sie den Service für eine Vielzahl von Konferenzräumen über WebApps, halten Sie Raum- und Bestuhlungspläne immer aktuell und disponieren Sie Ihre Veranstaltungstechnik.

Fundierte Zahlen: Alle Informationen zu Ihren Gästen stehen für Mailings und Auswertungen zur Verfügung, selbstverständlich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften.

Perfekte Personalplanung: Mit Dienstplaner, digitaler Arbeitszeiterfassung und einer WebApp, über die Mitarbeiter*innen sich selbst für Dienste melden, sind Sie gut aufgestellt.

Mit der Veranstaltungssoftware Bp Event gewinnen Sie Zeit und sparen Geld!

Bp Event – die solide Basis

Bp Event enthält die wichtigsten Komponenten zur Abwicklung einer erfolgreichen Veranstaltung.

Adressen zentral eingeben und pflegen

  • Adressen mit beliebig vielen Ansprechpartnern speichern
  • Feste Kategorien und flexible Stichwörter zuweisen
  • Vorgaben der DSGVO einhalten
  • Wiedervorlagen einstellen
  • Buchungsvorschläge zu Kundenadressen speichern
  • Webzugriff auf Veranstaltungsdaten für Kunden öffnen

Korrespondenz verwalten

  • Korrespondenz als Brief oder E-Mail abwickeln
  • E-Mails über integrierten Client direkt senden
  • Brief-, Serienbrief- und E-Mail-Vorlagen anlegen
  • Korrespondenz in Ihrem Corporate Design

Kalenderfunktionen nutzen

  • Kalender mit vielen unterschiedlichen Sichten personalisieren
  • Wiedervorlageliste optimieren
  • Optionen und Wartelisten verwalten
  • Aktivitäten und Erinnerungen einstellen
  • Raumbelegungspläne einsehen

Artikel aller Arten verwalten

  • Einfache oder zusammengesetzte Artikel (Arrangements, Büffets etc.) eingeben
  • Artikel zu Gruppen zusammenfassen
  • Unterschiedliche Preisschienen mit Gültigkeitszeitraum festlegen

Räume verwalten

  • Raumstammdaten mit Grundrissen, Bildern und Buchungsvorschlägen eingeben
  • Teil- und Unterräume anlegen
  • Sperr- und Warnhinweise bei Doppelbelegung

Veranstaltungen organisieren

  • Angebote und Verträge erstellen
  • Abteilungen gezielt informieren
  • Checklisten und Auswahllisten flexibel zusammenstellen
  • Listen exportieren und importieren
  • Menükarten ausdrucken

Rechnungen erstellen

  • Rechnungen, Sammel- und Akontorechnungen erstellen
  • Gutschriften und Mahnungen verschicken
  • Zahlungseingänge zuordnen

Auswertungen erstellen

  • Geschäftsergebnisse analysieren
  • Verkaufszahlen statistisch auswerten

Interne Arbeitsabläufe koordinieren

  • Arbeitsanweisungen und Laufzettel ausdrucken
  • Interne Nachrichten mit Verweis auf Adresse, Veranstaltung etc. senden
  • Standardprozesse dokumentieren und Qualität sichern
  • Verzeichnisse zur zentralen Dokumentenablage einrichten
  • Telefonschnittstelle einbinden
  • Adressen zentral eingeben und pflegen

    • Adressen mit beliebig vielen Ansprechpartnern speichern
    • Feste Kategorien und flexible Stichwörter zuweisen
    • Vorgaben der DSGVO einhalten
    • Wiedervorlagen einstellen
    • Buchungsvorschläge zu Kundenadressen speichern
    • Webzugriff auf Veranstaltungsdaten für Kunden öffnen
  • Korrespondenz verwalten

    • Korrespondenz als Brief oder E-Mail abwickeln
    • E-Mails über integrierten Client direkt senden
    • Brief-, Serienbrief- und E-Mail-Vorlagen anlegen
    • Korrespondenz in Ihrem Corporate Design
  • Kalenderfunktionen nutzen

    • Kalender mit vielen unterschiedlichen Sichten personalisieren
    • Wiedervorlageliste optimieren
    • Optionen und Wartelisten verwalten
    • Aktivitäten und Erinnerungen einstellen
    • Raumbelegungspläne einsehen
  • Artikel aller Arten verwalten

    • Einfache oder zusammengesetzte Artikel (Arrangements, Büffets etc.) eingeben
    • Artikel zu Gruppen zusammenfassen
    • Unterschiedliche Preisschienen mit Gültigkeitszeitraum festlegen
  • Räume verwalten

    • Raumstammdaten mit Grundrissen, Bildern und Buchungsvorschlägen eingeben
    • Teil- und Unterräume anlegen
    • Sperr- und Warnhinweise bei Doppelbelegung
  • Veranstaltungen organisieren

    • Angebote und Verträge erstellen
    • Abteilungen gezielt informieren
    • Checklisten und Auswahllisten flexibel zusammenstellen
    • Listen exportieren und importieren
    • Menükarten ausdrucken
  • Rechnungen erstellen

    • Rechnungen, Sammel- und Akontorechnungen erstellen
    • Gutschriften und Mahnungen verschicken
    • Zahlungseingänge zuordnen
  • Auswertungen erstellen

    • Geschäftsergebnisse analysieren
    • Verkaufszahlen statistisch auswerten
  • Interne Arbeitsabläufe koordinieren

    • Arbeitsanweisungen und Laufzettel ausdrucken
    • Interne Nachrichten mit Verweis auf Adresse, Veranstaltung etc. senden
    • Standardprozesse dokumentieren und Qualität sichern
    • Verzeichnisse zur zentralen Dokumentenablage einrichten
    • Telefonschnittstelle einbinden

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Sämtliche Korrespondenz, Kundendrucke und Rechnungen wickeln Sie auf Basis der verknüpften Daten in Rekordzeit ab, und die interne Kommunikation läuft durch immer aktuelle Informationen genauso glatt. Unsere Lösungen basieren auf langjähriger Erfahrung und echten Benutzeranforderungen. Ob Planung, Durchführung oder Abwicklung von Veranstaltungen – hier finden Sie das richtige Werkzeug.

Bp Event ist für Sie richtig, egal ob Sie einen Familienbetrieb oder ein Unternehmen führen. Für unterschiedliche Betriebsgrößen stellen wir unsere Managementsoftware in mehreren Varianten bereit, als Einzelplatz, Mehrplatz oder Client-Server-Anwendung. Mit verschiedenen Lizenzmodellen kommen wir zudem Ihrem tatsächlichen Bedarf entgegen, denn nicht alle im Team brauchen denselben vollen Zugriff auf alle Funktionen.

Ergänzen Sie ganz einfach Ihren Bp Event um Module, Schnittstellen und WebApps.

Module, Schnittstellen und WebApps

Spezielle Anforderungen Ihrer Branche erfüllen wir ganz flexibel mit Modulen, Schnittstellen und WebApps – ohne zusätzliche Installation, über eine individuelle Einrichtung durch unsere Betreuer*innen.

Empfohlene Module für Ihre Branche

Termine
Reine Terminsache – Meetings planen, einladen und bestätigen
Mehr Infos
Messe Lieferservice
Messecatering schnell und zuverlässig
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Veranstaltungsablauf
Exakte Zeitplanung - Abläufe durchgeplant und transparent gemacht
Mehr Infos
CRM plus
Nahtloses Kundenmanagement – Kontakte und Akquise leicht dokumentiert
Mehr Infos
Vorgänge
Flexibel untergliedert – Komplexe Veranstaltungen sinnvoll strukturieren
Mehr Infos
Karte
Jederzeit aktuell – Karten im Handumdrehen
Mehr Infos
Multibenutzer
Individuell im Team – Viele Wege zum gemeinsamen Ziel
Mehr Infos
Tischpläne
Und so soll es aussehen – Grundrisse und Bestuhlungspläne
Mehr Infos
Ereigniskalender
Erweiterte Kalenderfunktion – Was sonst noch so läuft
Mehr Infos
Gästeliste
Jeder Gast persönlich – Teilnehmermanagement weitergedacht
Mehr Infos
Kalkulation, Artikeldetails, Rezepturen
Kalkulieren leicht gemacht – Mengen und Kosten hochrechnen
Mehr Infos
Mehrsprachigkeit
Für jeden Kunden verständlich – Fremdsprachige Textvorlagen anlegen und wiederverwenden
Mehr Infos
Serien- und Mehrtagesveranstaltungen
Neuer Tag, neuer Plan - Mehrtägige oder wiederkehrende Veranstaltungen
Mehr Infos
Bestandsartikel
Investitionen rentabel machen - Ressourcen effektiv auslasten
Mehr Infos
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
Datev, Sage, Lexware, GDI, BMD, Agenda, Diamant und adata - Buchhaltung leicht gemacht
Mehr Infos
WebApp-Zugang (Server)
Ihr Zugang zum Internet - Browserbasierte Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern
Mehr Infos
Dokumentenablage
Dokumente am rechten Ort – Externe Dokumente sinnvoll ablegen
Mehr Infos
Tischreservierung
Frei, reserviert, belegt - Optimale Auslastung mit dem digitalen Reservierungsbuch
Mehr Infos
Kalendersynchronisation
Alle Informationen in einem Kalender – Bp Event synchron mit Outlook oder Google
Mehr Infos
Ticketing
Gibt’s noch Karten? Gästemanagement für öffentliche Events
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Personalplanung
Mitarbeiter nach Wahl – Schichten und Personal planen
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Einkauf
Wissen was gebraucht wird - Bedarfsgesteuert einkaufen
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Schnittstelle zum KEYBITS Onlineshop für Messe-/Standcatering
Digitales Marketing mit Strategie
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Kassenschnittstelle zu MATRIX
Damit die Kasse stimmt
Mehr Infos
Kassenschnittstelle zu Hypersoft
Damit die Kasse stimmt
Mehr Infos
Online Tischreservierung WebApp
Tischreservierung – Jederzeit auch unterwegs
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Bp Event mobil
Mobiler Zugriff auf Ihre Datenbank
Mehr Infos
Kassenschnittstelle zu AMADEUS II
Damit die Kasse stimmt
Mehr Infos
Kontaktformular
Kontaktaufnahme über die Website - Anfragen annehmen und bearbeiten
Mehr Infos
Arbeitszeitkonten
Bequem und effektiv für Personal und Management – Arbeitszeiten digital erfassen, überprüfen und auswerten
Mehr Infos

Weitere hilfreiche Module für Ihre Branche

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